Pengurusan Paspor Dinas Pegawai Negeri Sipil bagi Penerima Beasiswa Australia Awards Scholarships

Pengurusan Paspor Dinas bagi awardee yang  PNS sebaiknya dimulai semenjak dinyatakan lulus sebagai penerima beasiswa AAS. Jangan menunggu mengurusnya setelah mengikuti EAP meskipun masih ada waktu sekitar 3 bulan setelah EAP sebelum berangkat ke Australia. Ini berdasarkan pengalaman saya sebagai Pegawai Negeri Sipil di Lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi tengah yang melewati jalur yang sangat panjang, kisahnya akan akan saya bagikan dalam tulisan ini.

Ketika dinyatakan lulus sebagai awardee saya menunggu surat resmi AAS mengenai kelulusan saya. Biasanya seminggu setelah dinyatakan lulus surat resmi ini akan datang disertai jadwal EAP. Tempat EAP ada dua yakni di Denpasar untuk yang awardee yang berasal dari Indonesia Timur sementara awardee yang berada di Indonesia barat bertempat di Jakarta. Saya mendapat kelas 3 bulan  EAP dari  15 Juli 2013 hingga 19 Oktober 2013.

Saya memperoleh informasi tentang pengurusan paspor dinas melibatkan beberapa pihak. Status saya sebagai PNS Daerah mempunyai jalur dimulai dengan

1. Kementerian Dalam Negeri
2. Kementerian Sekretariat Negara
3. Kementerian Luar Negeri

saya menghubungi Pak Eban Haesar, Pegawai pada Kementerian Sekretariat Negara melaui email eban.haesar@gmail.com dan saya memperoleh banyak pencerahan mengenai proses pembuatan paspor dinas. Adapun persyaratan yang harus disertakan untuk proses pembuatan paspor dinas adalah sbb:

Syarat-syarat yang perlu dilampirkan  :

* surat permohonan/rekomendasi penugasan ke luar negeri dari BKD atau Setda Provinsi setempat yang ditujukan 

   kepala Kepala Pusat Administrasi dan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Dalam Negeri

* surat perjanjian diatas materai 6000 (ditandatangani oleh atasan setingkat eselon II atau Kepala BKD Prov atau Sekda Prov)

* daftar riwayat hidup (jangan lupa untuk mencantumkan nomor kontak dan alamat email)

* copy surat kontrak ADS 

* bisa juga dilampirkan SK penugasan (optional)

Pak Eban juga mengirimkan ke saya contact person yang menangani paspor dinas di Kemendagri. Selanjutnya saya sudah memulai komunikasi dengan contact tersebut.

Nah bisa dilihat bagaimana 'rumit' dan panjangnya proses yang dibutuhkan terlebih jika awardee dari kabupaten/ kota. Misalnya awardee bekerja di Dinas Pendidikan Kabupaten jadi prosesnya dimulai awardee memasukkan surat ke atasan di Dinas Pendidikan Kabupaten, selanjutnya Kepala Dinas Kabupaten mengirim surat ke BKD kabupaten selanjutnya BKD Kabupaten mengirim surat ke BKD Provinsi. BKD Provinsi mengirim ke Kemendagri, Kemendagri ke Kemensetneg dan berakhir di Kemenlu. Parahnya lagi pengurusan ini jarang dialami oleh dinas kita di daerah sehingga mereka kadang kebingungan. Kadang sebagai solusinya saya memformat surat saya sendiri karena mereka tidak banyak bersentuhan dengan proses study ke luar negeri.

Ditambah lagi setiap Daerah/ Kementerian/Instansi memiliki persyaratan yang berbeda. Apa yang saya alami belum tentu sama dengan awardee PNS lainnya di instansi berbeda. Penting juga untuk dilakukan adalah berbagi informasi dengan awardee lainnya sesama PNS.

Kita lanjut....

Maret 2013

Setelah surat resmi dari AAS tiba saya langsung menghadap atasan di Dinas saya menyampaikan bahwa saya lulus sebagai penerima beasiswa AAS. Tentu beliau sudah aware karena sebelumnya beliau yang menandatangani rekomendasi saya dan saya memperoleh ijin saat mengikuti wawancara JST di Makassar. Selanjutnya saya diminta untuk menulis permohonan pribadi kepada Kepala Dinas saya untuk membuat surat permintaan persetujuan tugas belajar disertai surat kelulusan AAS. Selanjutnya pihak kepegawaian saya membuatkan surat permintaan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah untuk dibuatkan persetujuan untuk tugas belajar disertai surat rekomendasi   atasan untuk mengikuti program master di Australia.

Penting untuk tetap melakukan komunikasi dengan pihak BKD Provinsi untuk mengecek jenis surat bagaimana yang diharuskan untuk dikirim. Jangan sampai dinas saya menyampaikan surat yang berbeda dengan yang dipersyaratkan dengan BKD Provinsi. Penting juga untuk diperhatikan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya hal-hal seperti ini harus diperhatikan dalam birokrasi demi kelancaran urusan kita. Selanjutnya saya memperoleh informasi dari pihak BKD Provinsi untuk melengkapi surat persetujuan dari Kepala Dinas saya serta surat permohonan persetujuan untuk melanjutkan pendidikan.

Setelah menyampaikan surat tersebut kepada kepala BKD Provinsi, pihak BKD memproses penerbitan Surat Keputusan Tugas Belajar. Biasanya BKD meminta waktu dimulainya study, lama study dan kampus tujuan. Harap untuk memastikan kampus pilihan Anda karena jika SK ini dirubah lagi prosesnya cukup panjang. SK ini dinaikkan dulu untuk diparaf oleh Kepala Sub.Bidang, Kepala Bidang, Kepala BKD dan ditandatangani Sekda Provinsi. Sembari menunggu proses SK ini selesai Anda bisa meminta pihak BKD Provinsi menerbitkan surat Permohonan Rekomendasi ke Luar Negeri untuk Program Master Australia Awards Scholarships atas nama................ dalam hal saya sebagai PNS Daerah surat ini ditujukan kepada Kepala Pusat Administrasi dan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Dalam Negeri. Surat ini saya belum berikan tanggal, harap dikosongkan saja dahulu mengingat masih ada persyaratan yang belum dipenuhi.

Mei 2013

Mengingat berkas-berkas yang dipersyaratkan Kementerian Setneg belum bisa dipenuhi jadi saya menyiapkan apa yang bisa saya siapkan saat itu. Surat Rekomendasi Penugasan ke Luar Negeri yang ditandatangani Kepala BKD Provinsi, Surat Pernyataan diatas materai yang ditandatangani Kepala BKD Provinsi (contoh surat ini dapat diminta ke Pak Eban Haesar, Kementerian Sekretariat Negara). Jadi yang belum bisa saya penuhi adalah fotokopi kontrak ADS. Sebagai informasi bahwa kontrak akan diperoleh setelah memperoleh nilai IELTS yang mencukupi syarat universitas/ full offer dari kampus di Australia.

Beberapa hari setelah menyelesaikan surat rekomedasi yang ditandatangani Kepala BKD Provinsi Surat Keputusan Tugas Belajar saya sudah terbit. Nah see berapa lama prosesnya?  bayangkan jika awardee mengurus ini semua setelah EAP. Ini sangat membantu sehingga pada saat saya EAP saya sudah merampungkan berkas-berkas saya dengan BKD Provinsi sehingga setelah EAP saya tidak perlu sibuk mengurus persyaratan tersebut yang memang sangat membutuhkan waktu yang panjang. Setelah EAP di bulan Oktober grup kami sudah diharuskan mengumpulkan paspor dinas pada tanggal 20an Desember. Alhamdulillah paspor saya sudah selesai sebelum dimintai oleh pihak ADS.

Juli 2013

Berkas-berkas tersebut saya bawah pada saat saya EAP. Saya memperoleh informasi bahwa beberapa kementerian diperbolehkan mengurus persyaratan paspor dinas meskipun belum menandatangani kontrak ADS sebagai gantinya meminta ke pihak ADS untuk diterbitkan surat pengganti offer. Kami diminta untuk menghubungi pihak kementerian masing-masing. Pihak Kementerian Dalam Negeri membolehkan penggunaan surat pengganti offer untuk pengurusan paspor dinas. Selanjutnya surat pengganti offer akan terbit setelah kami mengumpulkan study preference ke kampus tujuan pilihan pertama. Deadline pengumpulan preference sekitar pertengahan Agustus. Pada Awal September kami sudah bisa mendapat surat pengganti offer. Nah, beberapa teman-teman PNS lainnya belum memiliki surat rekomendasi dari daerah masing masing sehingga proses memperoleh paspor dinas terlambat.

Oktober 2013

Saya sendiri mengirimkan berkas saya ke Kementerian Dalam Negeri di akhir Oktober. Mungkin saya agak santai karena saya mengira waktunya masih panjang sampai-sampai saya masih sempat jalan-jalan ke Lombok dulu setelah EAP dan saya menyempatkan diri 'main-main' di Bali 20 hari setelah EAP. hehehehe... sementara itu teman saya sudah pada buru-buru pulang kampung karena urusan paspor dinasnya belum dimulai...akibat kesantaian saya ini di bulan November saya belum mendapat informasi bagaimana gerangan berkas saya sehingga saya mulai sedikit resah. Tapi saya selalu menghibur diri dibanding saya teman-teman  lainnya masih berjuang mengurus berkas di BKD bahkan masih ada yang masih berurusan dengan pihak dinasnya. Maka menurut saya mulailah seawal mungkin, tidak ada salahnya.

Adapun berkas yang harus dilampirkan dalam penyampaian surat rekomendasi kepada Kementerian Dalam Negeri sebagai tambahan persyaratan pihak Kementerian Sekretariat Negara adalah:

1. Surat Rekomendasi yang dtandatangani Kepala BKD Provinsi
2. Foto Kopi KTP
3. Foto kopi Kartu Pegawai
4. Foto kopi SK CPNS
5. Pas foto 4x6 sebanyak 4 lembar (untuk paspor)
6. Surat pernyataan (persyaratan Setneg)
7. Surat Pengganti Offer( Persyaratan Setneg)
8. CV (persyaratan Setneg)

Sebagai PNS Daerah berkas tersebut saya kirimkan ke Kepala Pusat Administrasi dan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Dalam Negeri. Selanjutnya saya meminta alamat Kemendagri dengan contact yang diberikan pak Eban. Nah langkah selanjutnya yang harus diingat kita harus proaktif menanyakan proses berkas kita. Kita harus tahu pasti apakah berkas kita sudah tiba, apakah berkas sudah lengkap dan apa lagi persyaratan yang harus dipenuhi. Jangan menunggu pihak kemendagri menghubungi kita. Kalaupun ada berkas yang kurang kita yang harus menanyakan. Akhirnya berkas saya selesai dan lengkap berikut saya berikan rekap perjalanan berkas paspor dinas saya:

• 31 Oktober berkas saya kirim ke Kementerian Dalam Negeri

Apabila berkas dinyatakan lengkap selanjutnya akan diproses untuk diterbitkan surat ke Kementerian Sekretariat Negara melalui Pusat Kerjasama Administrasi dan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Dalam Negeri.

• 29 November Surat Persetujuan Penugasan ke Luar Negeri yang dikeluarkan oleh Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara

Jika terjadi perubahan pada pilihan universitas dikarenakan hasil IELTS yang belum mencukupi pada first reference mengharuskan awardee mengurus perbaikan isi dari surat ini karena didalam surat ini menyebutkan jurusan dan kampus tujuan awardee. 

Surat ini selanjutnya akan diteruskan ke Kementerian Luar Negeri untuk diproses dalam rangka penerbitan paspor dinas

• 5 Desember Paspor Dinas terbit yang dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri

Halaman tengah paspor dinas terdapat exit permit yang berlaku selama dua bulan jadi jika exit permit saya dikeluarkan tanggal 5 Desember 2013  maka berlaku sampai 5 Februari 2014. Ini penting untuk diperhatikan karena jika saya tidak berangkat ke Australia hingga 5 Februari 2014 maka saya harus memperpanjang exit permit. Seorang rekan saya yang mendapatkan paspor dinas dan exit permitnya diawal November dimana masa berlaku exit permit sampai awal Januari padahal keberangkatannya pertengahan Januari sehingga dia harus mengurus exit permit lagi di Kementerian Luar Negeri. Untuk pengurusan perpanjangan exit permit hanya 1 hari saja.

• 9 Desember Paspor dinas diantarkan Contact Person Kementerian Dalam Negeri ke Pak Ponco AAS

Selanjutnya pak Ponco akan mefotokopi paspor dinas dan exit permit sebagai persyaratan pengurusan visa. Jadi visa awardee belum terbit selama foto kopi paspor belum diserahkan ke pak ponco. Jadi saya salah sangka selama ini karena saya fikir visa saya sudah jadi ternyata belum pemirsa... hehehe. disinilah saya sedikit was was.

Setelah paspor dinas difotokopi oleh pihak AAS, paspor dinas dan surat persetujuan penugasan ke luar negeri oleh Kementerian Sekretariat Negara dikirim ke alamat saya. Alhamdulillah tiba dengan selamat paspornya.

• 18 Desember 2013, visa saya keluar dan dikirimkan ke email saya. adapun bagian yang harus diperhatikan pada visa dan paspor dinas adalah

cek kembali data visa terutama di page 2 “PRIMARY APPLICANT”, dan data visa harus sesuai dengan data di passport seperti Nama, Tanggal Lahir, ID Passport, dan Entries harus Multiple, jika ada kesalahan data hubungi email pak Ponco

 per july 2012 visa tidak tertempel lagi di passport, issuednya visa berupa notification letter yang seperti yang diattach di email.

PNS pastikan sticker Exit Permitnya atau Ijin Perjalanan keluar Negerinya yang terupdate dan belum Expired tertempel di passport dinasnya sebelum berangkat.

 Jika di passport ada nama tambahan pada page 4 dan 5 (Amandement) hubungi pak Ponco, dikarenakan nama pada visa harus di rubah sesuai dengan nama yang tertera di amandement passport tersebut.

Apabila ada perpanjangan atau perbaharuan data passport terkait expired, mohon untuk update hal tersebut di kantor Imigrasi Australia terdekat (Department of Immigration and Citizenship), agar nantinya data visa anda di sinkronize dengan data passport terbaru anda.

• 20 Desember 2013  tiket saya  ke Australia OK.

Sisa menunggu keberangkatan.

Jika ada yang ingin ditanyakan  atau membutuhkan contoh surat yang dibutuhkan dalam proses pengurusan paspor dinas boleh mengirimkan ke email saya  khairullah.razak@gmail.com semoga saya bisa membantu.

Demikian tulisan ini saya buat mengingat pada saat tulisan ini dibuat rekan-rekan PNS saya yang lainnya masih berjuang mendapatkan paspor dinas sementara keberangkatan beberapa awardee sudah dimulai 1 Januari 2014. Saya menginginkan awardee selanjutnya bisa mengantisipasi hal ini lebih awal.

Salam,

Khairullah

AAS 3MB, Denpasar